Criado pelo Governo Federal, o eSocial permite que as empresas administrem, de maneira unificada, as principais informações relacionadas aos seus trabalhadores – desde a folha de pagamento até contribuições previdenciárias. A ideia é que a integração acabe com a necessidade de preenchimento e entrega de formulários para cada órgão regulador.
À primeira vista, trata-se de um grande avanço para reduzir a burocracia e as idas e vindas de documentos. Na prática, porém, o sistema exige uma série de adaptações das empresas, tanto de processos quanto de cultura organizacional.
De acordo com os novos prazos estabelecidos, o eSocial terá entrada a partir de 8 de janeiro de 2018 para as empresas que, em 2016, tiveram faturamento superior a R$ 78 milhões. Para as demais,
o prazo de início é 1º de julho de 2018.
Ainda que a data pareça distante, a assessoria contábil do Simers ressalta que o ideal é iniciar a transição o quanto antes. Assim, fica mais fácil começar a adaptação ao sistema e corrigir erros que podem aparecer durante o processo. Mas você sabe o que a plataforma traz de mudanças práticas? Confira algumas dicas.
O que muda com o eSocial
O
novo sistema busca oferecer mais transparência nos dados repassados à administração federal. A expectativa é que a mudança também possa, por consequência, reduzir os índices de sonegação. Assim, a execução de 15 obrigações fiscais, previdenciárias e também trabalhistas passa a ser gerenciada a partir do sistema, que vai compor um banco de dados único. São eles:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (Caged)
- Comunicação de Acidente de Trabalho (Cat)
- Comunicação de Dispensa (CD)
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf)
- Folha de pagamento
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
- Guia da Previdência Social (GPS)
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
- Livro de Registro de Empregados (LRE)
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad)
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT)
- Relação Anual de Informações Sociais (Rais)
O primeiro passo para iniciar a mudança é a
validação cadastral. É o momento de bater os dados da empresa e de seus colaboradores com as informações registradas em órgãos como o Ministério do Trabalho e Emprego e a Receita Federal. Também serve para verificar se existe alguma pendência que precisa ser corrigida.
No ano passado, o Simers já havia entrado em contato com seus sócios para iniciar a validação. Caso você ainda não tenha iniciado o processo – ou esteja com dúvidas sobre quais são os documentos necessários –, basta entrar em contato através do (51) 3027-3737.
A assessoria contábil reforça ainda que está realizando a verificação dos cadastros que já possui. Em caso de inconsistências nas informações, uma notificação será enviada por e-mail.
Penalidades
As penalidades não foram alteradas: são as mesmas a que as empresas estão sujeitas até agora. O que muda, segundo a assessoria contábil do Simers, é a rigidez na cobrança, além de alguns prazos. Deixar de informar a admissão de um trabalhador, por exemplo, pode render multa entre R$ 402,53 a R$ 805,06.
Além disso, se hoje as informações sobre a admissão precisam ser encaminhadas através do Caged até o dia 7 do mês seguinte ao da contratação, com o eSocial esse prazo diminui. A contratação deve ser registrada ao menos um dia antes do início do trabalhador na empresa.
Já ao não informar afastamentos temporários (pode ser por férias, doença ou mesmo maternidade), a multa pode variar entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63. Ou seja, é fundamental que todas as informações sejam repassadas ao Simers dentro dos prazos, para atualização no sistema do eSocial, evitando as penalidades.